Base de connaissances : définition
Une base de connaissance, qu’est-ce que c’est ?
S’inscrivant dans une politique de knowledge management (ou gestion des connaissances), une base de connaissances constitue une source de documentation fiable et exhaustive sur un sujet spécifique. Ce qui la différencie d’une base de données généraliste, susceptible de regrouper des informations variées. Une base de connaissances peut concerner des processus techniques, des champs d’application et bien d’autres thématiques. A noter que les contenus peuvent se présenter sous la forme de textes, de données statistiques ou de contenus multimédias.
A l'instar des moteurs de règles, les bases de connaissances ont pu être considérées, notamment dans les années 1980 et 1990, comme étant du ressort de l'intelligence artificielle, notamment dans la mesure où elles permettaient une interaction plus intelligente entre le système et l'apprenant.
Pourquoi une base de connaissances ?
L’objectif d’une base de connaissances est tout simplement de rendre accessible des connaissances. On s’en sert aussi bien dans le cadre d’une activité d'entreprise. Elle sera alors centrée sur des procédures ou des spécifications produits. Son usage peut concerner également un service. La centralisation des données permet de gagner en autonomie, d’optimiser les coûts de gestion et de réduire la dépendance aux prestations d’assistance. On parle éventuellement de bibliothèque de contenu spécialisé.
Pour simplifier, une base de connaissances est comparable à une foire aux questions qui recensent les principales interrogations qu'un salarié, un client ou un partenaire est susceptible de se poser sur un domaine donné. Toutefois, la base de connaissances ne survole pas un sujet. Elle l’approfondit afin de s’imposer comme une source exhaustive et de référence. Elle doit être en mesure d’apporter une réponse claire et intelligible face à une problématique donnée ou une explication initiale jugée trop évasive.
Comment mettre en place une base de connaissances ?
La mise en place et le développement d’une base de connaissances s’effectuent selon des objectifs établis en amont de son déploiement. Pour rappel, elle s’inscrit dans une démarche managériale dédiée à un public cible. Par exemple, les employés d’un service d’entreprise, un internaute, un collaborateur ou un client. Se pose alors la question de l’accessibilité et des dispositifs de sécurité à instaurer. De même, il est essentiel de pouvoir alimenter la base de connaissances avec du nouveau contenu ou de mettre à jour la documentation déjà existante.
La base de connaissances constitue donc un serveur d’informations pérenne, accessible en libre-service ou non. Les interactions liées à son contenu peuvent s’opérer en interne ou par l’intermédiaire d’un prestataire externe. A noter qu’une base de connaissances peut être mise en place offline ou online ; sur le web, comme sur un réseau local. Il est alors essentiel de considérer les points suivants pour veiller à la pertinence de sa base de connaissances :
- les objectifs du système ;
- la cible qui souhaite la consulter ;
- le sujet ou le domaine abordé ;
- le contexte : professionnel, informel, autodidacte, particulier… ;
- le format et la classification du contenu ;
- les outils de mises à jour.
Quelle est l'architecture d'un système de base de connaissances ?
L'architecture d'un système de base de connaissances s'adosse à un SGBC, ou système de gestion de base de connaissances. A ne pas confondre avec SGBD, ou système de gestion de base de données. A la différence de ce dernier, les données du SGBC ne sont pas retrouvées seulement en fonction de leur position dans la base, mais également au regard de leur contenu sémantique. Le SGBC doit ainsi gérer des contenus à la fois content-retrieved et index-retrieved (relationnel).