Siège social : définition, choix, transfert...
Qu'est-ce que le siège social d'une entreprise ?
Dotée d'une personnalité morale, une entreprise doit obligatoirement disposer d'une adresse principale. Mais au-delà d'une simple domiciliation postale, la société doit disposer d'une résidence principale à partir de laquelle toutes les décisions administratives sont concentrées. Cette résidence, c'est le siège social, qui correspond donc à l'adresse de sa direction effective.
Généralement, le lieu du siège social correspond au lieu où se déroulent les assemblées générales et où est regroupée la majorité des bureaux. C'est également là que les courriers sont reçus et d'où la correspondance part. Si une société ne peut avoir qu'un seul et unique siège social, elle peut cependant posséder différentes agences ou sièges d'exploitation. Le siège social n'a pas à être mentionné dans la raison sociale. En revanche, il est fixé dans les statuts de l'entreprise au moment de sa création.
Nationalité de l'entreprise
Au-delà de cet aspect juridique, le lieu du siège social définit également la nationalité de l'entreprise. Une société dont le siège social est implanté en France devra se soumettre à la législation française en vigueur et ce, même si la production se déroule à l'étranger. Dans le cas où une entreprise décide de transférer son siège social en-dehors des frontières, elle prendra une nouvelle nationalité et sera tributaire d'une autre règlementation.
Où fixer le siège social ?
Le siège social d'une entreprise peut être implanté directement au domicile du chef d'entreprise, du représentant légal ou du dirigeant. Dans ce dernier cas, la domiciliation administrative est temporaire, mais elle peut devenir permanente si aucune règlementation de l'interdit. S'il y a interdiction, le siège social de la société ne pourra être fixé au domicile du dirigeant que pour une durée maximale de 5 ans à partir de l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Pour une entreprise individuelle, il est nécessaire de demander l'autorisation de son bailleur avant immatriculation.
La domiciliation du siège social peut également être effectuée dans des locaux d'une société de domiciliation. Celle-ci doit être agréée par le préfet du département (ou le préfet de police à Paris) et immatriculée au registre du commerce et des sociétés. Il faut alors signer un contrat de domiciliation, à présenter lors de l'immatriculation au RCS de son entreprise. Il est renouvelable par tacite reconduction, sauf en cas de résiliation.
Le siège social peut aussi être implanté dans les locaux d'une autre entreprise. S'il s'agit d'une société et de ses filiales, le contrat de domiciliation n'est pas obligatoire. Si l'entreprise est locataire de ses locaux, elle doit au préalable demander l'autorisation à son bailleur.
La pépinière d'entreprise est une autre solution pour domicilier son entreprise. Généralement, pour intégrer une pépinière, une entreprise doit avoir au moins deux ans d'existence et soumettre un dossier de candidature. La domiciliation en pépinière d'entreprise est, la plupart du temps, éphémère, les conventions prévoyant souvent une durée de trois ans.
Enfin, la solution la plus classique consiste à établir son siège social dans un local propre à l'entreprise. Elle peut en être propriétaire, locataire ou simplement occupante. Auparavant, il faut cependant vérifier qu'aucune disposition législative ou contractuelle ne s'y oppose.
Comment changer l'adresse d'un siège social ?
Le transfert ou le déménagement du siège social répond à une réglementation stricte. En effet, comme le siège social est indiqué dans les statuts de l'entreprise, une modification de son adresse entraîne une modification de ses statuts. Un déménagement de siège social doit donc être validé selon la procédure prévue pour toute modification statutaire.
Pour une SARL, ce sont les associés qui ont la possibilité de décider du transfert du siège social. Il peut être décidé par le gérant si le nouveau siège social se trouve toujours en France et à condition qu'il fasse ratifier la décision par les associés représentant plus de la moitié des parts sociales. En revanche, si le nouveau siège social se trouve à l'étranger, la décision doit obligatoirement être prise à l'unanimité.
Pour une SA, le conseil d'administration doit prendre la décision du transfert ou du déménagement, décision qui sera ensuite confirmée lors d'une assemblée générale ordinaire. Ceci est valable si le nouveau siège reste en France. Un transfert de siège social à l'étranger relève de l'assemblée générale extraordinaire.
Pour une société par actions simplifiée, il n'existe aucune obligation légale. Ce sont les statuts qui doivent prévoir les modalités de changement de siège social. Pour les sociétés civiles, quel que soit leur objet, la décision se prend à la majorité par l'assemblée générale extraordinaire des associés, si cela est prévu par les statuts, ou en l'absence de précision dans les statuts, à l'unanimité des associés.
Comment trouver le siège social d'une entreprise ?
Le siège social doit être mentionné dans un certain nombre de documents administratifs. Il est donc en principe assez simple à trouver. Il doit déjà être mentionné dans les statuts de l'entreprise et dans son K-Bis. Mais l'entreprise doit aussi l'indiquer dans ses factures, ses courriers et toutes ses correspondances.