Voiture de fonction : avantage, calcul et impôts
Bénéficier d'une voiture de fonction est un avantage en nature qu'il faut déclarer aux impôts. Il y a certaines règles à connaître afin de profiter de ce véhicule.
Certains salariés chanceux peuvent bénéficier d'une voiture de fonction. C'est généralement le cas des cadres, des cadres dirigeants mais aussi des commerciaux ou des VRP. Néanmoins, il arrive que certains salariés disposant du statut d'Etam (Employé, Technicien, Agent de maîtrise) bénéficient également de cet avantage : celui-ci doit être inscrit dans le contrat de travail. Pour utiliser son véhicule de fonction de manière optimale et éviter les mauvaises surprises, il existe de nombreuses règles de base à connaître au niveau de l'utilisation (notamment durant les congés payés, les jours de RTT ou le congé parental) et du financement (essence, assurance, amendes ou encore réparation).
Quelle différence entre une voiture de fonction et une voiture de service ?
Le véhicule de fonction est mis à la disposition du salarié pour ses déplacements professionnels et personnels (week-end, congés payés...). Le véhicule de service est accessible au salarié uniquement pour ses déplacements professionnels et doit être rapporté à la fin de la journée de travail. Certains employeurs tolèrent son utilisation pour les trajets domicile-travail.
Une seconde différence s'applique en ce qui concerne le droit des salariés. La suppression d'un véhicule de fonction nécessite une modification du contrat de travail que le salarié est en droit de refuser. De plus, cette suppression est considérée comme une sanction pécuniaire et doit conduire à une revalorisation salariale si un accord est trouvé. En revanche, l'employeur peut retirer la voiture de service au salarié sans condition ou compensation financière. Seule l'utilisation d'un véhicule de fonction est considérée comme un avantage en nature qui est déclaré et soumis au prélèvement de charges sociales.
Comment calculer l'avantage en nature d'une voiture de fonction ?
En matière de véhicule de fonction, un élément important est à prendre en compte : seuls les déplacements à titre personnel sont considérés comme un avantage en nature. Afin de le calculer de manière précise, il faut d'abord savoir si le calcul de l'avantage en nature est basé sur les dépenses réelles ou un forfait annuel. Dans ce cas, il faut également calculer la prise en charge ou non des frais de carburant par l'employeur. Il faut également vérifier si l'employeur est propriétaire ou locataire du véhicule et si le véhicule a plus ou moins de cinq ans.
Ces nombreux paramètres vont permettre de calculer la valeur de l'avantage en nature.
Comment utiliser la grille pour calculer l'avantage en nature d'une voiture de fonction ?
Pour calculer la valeur de l'avantage en nature induit par l'attribution d'une voiture de fonction, les grilles ci-dessous s'appliquent. Il y a une grille pour calculer l'avantage en nature d'une voiture de fonction en cas de forfait annuel ou dépenses réelles.
Forfait annuel :
| Véhicule de moins de cinq ans acheté | Véhicule de plus de cinq ans acheté | Véhicule loué | |
|---|---|---|---|
| L'employeur ne paie pas les frais de carburant | 9% du coût d'acquisition TTC du véhicule | 6% du coût d'acquisition TTC du véhicule | 30% du coût annuel TTC payé par l'entreprise au titre de la location, de l'assurance et de l'entretien |
| L'employeur paie les frais de carburant | 9% du coût d'acquisition + montant des frais réels de carburant ou 12% du coût d'acquisition | 6% du coût d'acquisition + montant des frais réels de carburant ou 9% du coût d'acquisition | 30% du coût annuel 0+ montant des frais réels de carburant ou 40% du coût annuel |
Dépenses réelles :
| Véhicule de moins de cinq ans acheté | Véhicule de plus de cinq ans acheté | Véhicule loué | |
|---|---|---|---|
| Dépenses réelles annuelles | (((amortissement de 20% du coût d'acquisition TTC + assurance + entretien) x kilomètres parcourus à titre privé) / kilomètres totaux parcourus) + frais réels de carburant payés par l'employeur))) | (((amortissement de 10% du coût d'acquisition TTC + assurance + entretien) x kilomètres parcourus à titre privé) / kilomètres totaux parcourus) + frais réels de carburant payés par l'employeur))) | (((coût annuel de location TTC + assurance + entretien) x kilomètres parcourus à titre privé) / kilomètres totaux parcourus) + frais réels de carburants payés par l'employeur))) |
Équivalent de salaire : pourquoi calculer le montant de l'avantage en nature d'une voiture de fonction ?
La monétisation d'un avantage en nature permet de le considérer comme un équivalent du salaire. Prenons le cas d'un véhicule de moins de 5 ans acheté 25 000 euros TTC et confié à un salarié qui parcourt 50 000 kilomètres par an dont 5 000 à titre privé. L'assurance est de 1 200 euros et les frais d'entretien s'élèvent à 1 000 euros. Le salarié a dépensé 1 600 euros de carburant pendant l'année.
- Si l'on calcule selon les dépenses réelles, on aura : (((5 000+1 200+1 000) x 5 000) / 50 000) + 1 600 = 2 320 euros par an.
- Si l'on calcule selon le forfait, on aura : 25 000 x 0,09 = 2 250 euros par an si l'employeur ne paie pas le carburant,
- 25 000 x 0,12 = 3 000 euros par an si l'employeur paie le carburant.
Ce calcul va permettre à l'employeur de calculer facilement la revalorisation du salaire s'il décide de supprimer la voiture de fonction d'un salarié.
Voiture de fonction électrique : comment calculer le montant de l'avantage en nature ?
Si le véhicule de fonction est une voiture électrique, les mêmes règles s'appliquent mais il s'ajoute tout de même certaines particularités. En effet, les frais d'électricité payés par l'employeur ne sont pas comptés dans le calcul de l'avantage en nature et un abattement de 50% plafonné à 1 800 euros est à effectuer sur cet avantage en nature dans sa globalité.
Lorsque l'avantage en nature est calculé au forfait, l'employeur qui loue, avec ou sans option d'achat, une voiture électrique doit considérer cet avantage comme étant égal à 30% du coût global annuel comme pour les autres véhicules. Le coût comprend la location, l'entretien et l'assurance du véhicule mais pas les frais d'électricité puisqu'ils ne sont pas pris en compte dans le calcul.
Lorsque l'employeur met une borne de recharge de véhicule électrique ou hybride à disposition du salarié, l'avantage en nature découlant de l'utilisation de cette borne à des fins personnelles est évalué à 0 euros entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2022.
Comment déduire les frais de carburant de sa voiture de fonction de ses impôts ?
Si l'employeur ne paie pas les frais de carburant, le salarié peut les déduire au titre de ses frais réels. Dans ce cas, il ne bénéficiera plus de la déduction forfaitaire automatique de 10 %. S'il choisit les frais réels, le salarié peut soit déduire le montant total de ses dépenses en fournissant les justificatifs soit avoir recours au barème kilométrique publié chaque année par l'État qui varie selon la distance parcourue et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
Utilisation personnelle : est-il possible de prêter sa voiture de fonction à son conjoint ?
Le véhicule de fonction est mis à la disposition du salarié : il est utilisable durant sa vie personnelle à l'inverse du véhicule de service. Par conséquent, il peut être utilisé par le conjoint du salarié. Cependant, il sera nécessaire de l'inscrire comme conducteur secondaire sur l'assurance du véhicule.
Qui paie l'assurance d'une voiture de fonction ?
Le véhicule de fonction est obligatoirement assuré par son propriétaire. Il s'agit soit de l'entreprise qui possède un ou plusieurs véhicules pour ses salariés, soit de la société de location qui les met à disposition d'une entreprise. Certaines entreprises ne souscrivent pas de contrats permettant l'usage du véhicule par un tiers. Ainsi, le salarié est le seul et unique conducteur du véhicule.
Si l'assurance du véhicule de fonction fait défaut, le salarié est responsable de l'utilisation d'un véhicule non assuré. Il ne faut pas l'utiliser tant que l'assurance n'a pas été renouvelée. Dans ce cas, l'employeur ne peut vous tenir responsable du temps de travail perdu en conséquence.
Lors d'un accident ou d'un problème provoqué par le salarié, beaucoup d'entreprises demandent la prise en charge de la franchise à leurs employés. D'autres acceptent de payer la première franchise et laissent les suivantes à la charge du salarié. Enfin, certains employeurs acceptent de régler la totalité des franchises de leurs salariés tant qu'il n'y a pas d'abus.
Qui paie les frais d'essence d'une voiture de fonction ?
Un salarié peut tout à fait utiliser son véhicule de fonction durant les congés ou les vacances, mais dans de nombreuses entreprises, l'usage veut que le salarié prenne en charge l'essence utilisée durant les week-ends ou les périodes de congés. Pendant les périodes de travail, c'est au salarié de fournir à son entreprise les justificatifs de frais d'essence. L'employeur doit conserver les justificatifs. Il en est de même pour les factures de frais d'entretien.
Qui paie l'amende d'une voiture de fonction ?
C'est normalement au salarié fautif de payer l'amende en cas d'infraction routière. La loi oblige les entreprises à communiquer l'identité des collaborateurs ayant commis une infraction routière.