Remboursement des frais de transports collectifs par l'employeur
Remboursement obligatoire des frais de transports
Le remboursement par l'employeur des frais de transports collectifs (bus, train, métro...) déboursés par le salarié est obligatoire. Ce point relève de la loi et non de la convention collective, il s'applique donc à tous les secteurs.
Cependant, pour se voir rembourser une partie de son titre de transport, un salarié doit :
- utiliser les transports en commun (bus, métro, train...), un service public de location de vélos (vélib' à Paris, Vélo'v à Lyon...) ou le covoiturage.
- acheter des titres d'abonnement annuels, mensuels ou hebdomadaires à voyages limités ou illimités.
Plafond du remboursement des frais de transport
L'employeur prend en charge 50% de l'abonnement (sur la base des tarifs de 2nd classe, le cas échéant). Le remboursement doit avoir lieu au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel il a été validé. Pour les abonnements annuels, le remboursement s'échelonne au fil des mois. Le salarié doit remettre ou présenter le titre de transport ou tout justificatif (reçu...) à son employeur pour pourvoir être remboursé. Sur ce remboursement obligatoire de 50% de l'abonnement, le salarié ne paie pas d'impôt sur le revenu et ni lui ni l'employeur ne paient de cotisations sociales, de CSG et de CRDS.
Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2023, l'employeur peut également proposer à ses salariés une prise en charge des frais de covoiturage, à hauteur de 50% du prix du trajet.
A noter que depuis 2015, le "forfait mobilités durables" permet aux employeurs de verser une indemnité exonérée de cotisations sociales à leurs salariés qui utilisent des modes de transport alternatifs à la voiture individuelle, comme le vélo, la marche ou les transports en commun. Le montant de cette indemnité est fixé par l'employeur, dans la limite de 700€ par an.
Remboursement des frais de transports : fonction publique
Les fonctionnaires ont également le droit au remboursement de leurs frais de transports collectifs au même titre que les salariés du privé et dans les mêmes conditions. Les agents contractuels bénéficient également de ce remboursement sans condition d'ancienneté ou de durée de contrat.
Remboursement des frais de transports d'un apprenti
Un apprenti a également le droit au remboursement dans les mêmes conditions que tout salarié, peu importe son ancienneté ou son âge.
Remboursement des frais de transports : rétroactif ?
Il est possible de se faire rembourser des frais de transports dus par votre employeur 3 ans en arrière à condition de présenter tous les justificatifs adéquats.
Remboursement des frais de transports : mois incomplet
Même cas d'absence pour arrêt maladie ou congés payés, l'employeur est tenu de rembourser les frais de transports pour l'ensemble du mois concerné.
Remboursement des frais de transports : prorata
Les salariés à temps partiel bénéficient de la même prise en charge que ceux travaillant à plein temps, si leur temps de travail est égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire (35 heures) ou de la durée conventionnelle (si elle est plus courte). Un salarié à mi-temps se voit donc rembourser dans ce cas 50% de ses frais.
La prise en charge est différente si le temps de travail est inférieur à la moitié du temps plein. Dans ce cas, le remboursement est calculé au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à la moitié du temps de travail : la prise en charge est donc deux fois moins importante pour un salarié à quart temps que pour un salarié à plein temps.