Note de frais : définition, calcul et fonctionnement
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Une note de frais est un document établi par un salarié en vue de se faire rembourser des frais professionnels par son employeur. Le document doit être signé par le salarié et peut être fourni au format papier ou numérique. Les modèles à remplir sont généralement fournis par l'entreprise aux salariés.
Comment fonctionnent les notes de frais ?
Les frais professionnels échappent aux charges sociales. L'Urssaf, organisme chargé de collecter ces cotisations, se montre donc vigilante sur le contenu de ces frais.
L'employeur a la possibilité d'opter pour l'indemnisation forfaitaire des frais professionnels. Cette allocation est réservée aux dépenses de nourriture, de logement, d'utilisation du véhicule personnel et de déplacement à l'intérieur du territoire métropolitain. Cette indemnité est fixée à l'avance selon un barème fixé par l'Urssaf et le salarié n'a pas à fournir de justificatifs à son employeur.
S'il ne bénéficie pas d'un remboursement forfaitaire, le salarié doit fournir les factures de ses dépenses avant de se faire rembourser les frais engagés. Celles-ci sont indispensables pour que l'entreprise puisse bénéficier de l'exonération de cotisations sociales.
Les renseignements doivent alors y être relativement précis. Pour une note de restaurant, il faut indiquer, en plus de la facture, les noms des invités et le motif de l'invitation. Les remboursements de déplacements nécessitent le motif du déplacement, le lieu de mission, le kilométrage effectué et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. Les remboursements d'hébergement ne sont possibles que si le salarié ne peut pas regagner son domicile et s'en trouve à plus de 50 kilomètres, il faut donc préciser le lieu et le motif de déplacement. Si les renseignements fournis sont incomplets ou erronés, les contrôleurs de l'Urssaf peuvent réintégrer ces frais dans l'assiette des cotisations sociales.
Comment calculer une note de frais ?
La note de frais se compose de l'addition de tous les frais professionnels engagés dans le mois par le salarié. Il faut donc indiquer tous les montants. Dans certains cas, l'employeur peut prendre en charge la moitié de certains frais, considérés comme étant aussi bien personnels que professionnels. C'est par exemple le cas si le salarié télétravaille : l'employeur peut prendre en charge la moitié de son abonnement internet. Des barèmes spécifiques s'appliquent pour le remboursement des frais kilométriques.
Le calcul des frais s'entend toutes taxes comprises, même si dans un second temps l'entreprise peut pour certains frais récupérer la TVA sur les notes de frais qu'elle a remboursées, mais cela ne change rien pour les salariés. La note de frais doit indiquer le montant hors taxe et le montant TTC.
Note de frais kilométrique
Les frais kilométriques font l'objet d'un calcul spécifique. Ils peuvent faire l'objet d'une indemnisation forfaitaire, mais ils peuvent aussi être calculés au réel. Dans ce cas, l'entreprise doit suivre le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale. Ce barème prend en compte le nombre de kilomètres parcourus mais également la puissance fiscale du moteur (le nombre de chevaux). Il existe un barème par type de véhicule : voiture, moto, scooter, et même un barème pour les vélos. Les notes de frais ne peuvent pas inclure les trajets domicile - travail et seul le propriétaire du véhicule concerné peut se faire rembourser les frais.
Comment rembourser une note de frais ?
Le remboursement des notes de frais est une obligation pour l'employeur : à partir du moment où les frais engagés ont bien une justification professionnelle, il ne peut imposer au salarié de les assumer.
Si l'employeur ne procède pas au remboursement des frais professionnels alors que ceux-ci ont été justifiés, le salarié peut saisir le Conseil des prud'hommes. Dans ce cas, il peut exiger le remboursement de ces frais ainsi qu'une indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse. Dans la pratique, les notes de frais sont généralement payées en fin de mois.
TVA et Notes de frais
Une entreprise peut tout à fait récupérer la TVA sur des notes de frais. Mais pour cela, certaines conditions doivent être respectées :
- Les dépenses doivent avoir été effectuées dans l'intérêt de l'entreprise et non d'un salarié peu importe sa fonction
- Il faut posséder une facture qui indique le taux de la TVA.
- La facture doit être libellée au nom de l'entreprise
- La TVA doit être récupérable chez le fournisseur.
Il n'existe pas de TVA sur les déplacements en avion, bateau ou train. En revanche la TVA est récupérable sur les frais de péages.