Déclaration préalable à l'embauche : tout sur l'ex DUE
Initialement appelée la Déclaration unique d'embauche (DUE), la Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est une formalité administrative qui précède tout recrutement d'un salarié rattaché à la Sécurité Sociale.
Quand faire la déclaration préalable à l'embauche ?
La déclaration préalable à l'embauche, ou DPAE, doit être remise à l'Urssaf dans un délai de 8 jours précédant la date d'embauche effective (qui englobe la période d'essai). La DPAE concerne les recrutements de tous les salariés qui dépendent du régime général ou du régime agricole de la Sécurité sociale.
Qui doit signer la déclaration préalable à l'embauche ?
Dans le cadre du recrutement d'un salarié qui dépendra du régime général ou agricole de la Sécurité Sociale, un employeur est obligé de réaliser une Déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA) ne doivent pas effectuer la DPAE car elle est incorporée à ces dispositifs. A noter également que, les stagiaires ne bénéficiant pas du statut de salarié, l'employeur n'est pas tenu de réaliser la déclaration les concernant.
Les différentes formalités de la DPAE
La DPAE doit comporter six formalités relatives à tout recrutement d'un employé. Ainsi, la déclaration d'une première embauche dans un établissement et la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail dans la perspective de la visite médicale obligatoire sont à fournir. La demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale, la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage et la demande d'adhésion à un service de santé au travail font également partie de la DPAE. La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) vient parachever la liste des formalités que l'employeur doit rassembler au titre de la DPAE.
Comment faire la DPAE ?
Afin de faciliter ces formalités, le site net-entreprises offre la possibilité aux employeurs d'effectuer leur DPAE directement en ligne. Deux solutions sont alors envisageables : le remplissage du formulaire en ligne ou l'enregistrement d'un fichier via le logiciel personnel de l'employeur. Dans certains cas, il est possible de compléter un formulaire spécifique. Une erreur de saisie dans le formulaire peut avoir des conséquences fâcheuses relatives à la couverture sociale du salarié. L'employeur peut d'ailleurs en être sanctionné par une amende allant jusqu'à 0,5 fois le montant du plafond annuel de la Sécurité sociale (Pass).
Dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la DPAE par l'organisme concerné, celui-ci envoie à l'employeur un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées. Si l'employeur ne conteste pas les informations de ce document dans les deux jours ouvrables suivant sa réception, alors ce document constitue une preuve de déclaration.
Comment retrouver la déclaration préalable à l'embauche ?
L'employeur est tenu de conserver l'accusé de réception confirmant l'établissement de sa déclaration préalable d'embauche jusqu'à ce qu'il ait accompli la déclaration annuelle des données sociales unifiées (DADS), ou l'équivalent pour les entreprises du secteur agricole et de la pêche maritime.
Par ailleurs, un salarié peut demander à vérifier si son employeur a bien adressé la DPAE concernant son embauche. Pour ce faire, il doit adresser sa demande à l'Urssaf, en précisant ses nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, vos nom patronymique, prénoms, nationalité, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale, adresse, date d'embauche et la période de travail pour laquelle il veut vérifier la réalité de la déclaration. L'Urssaf répond sous trente jours.