Bulletin de paie électronique : obligation et avantages
Bulletin de paie électronique obligatoire
Le bulletin de paie dématérialisé ne revêt aucun caractère obligatoire. Si l'employeur délivre ce format de bulletin, les salariés qui s'y opposent peuvent conserver la version papier classique.
Les avantages du bulletin de paie électronique
La dématérialisation permet à l'entreprise de gagner du temps et de limiter les consommables (encre, papier...) ainsi que les coûts d'archivage. Pour les employés, c'est également la possibilité de stocker plus facilement des données importantes pour leur parcours professionnel et le versement de leur retraite. L'impact environnemental est ainsi également réduit.
Le passage aux fiches de paie électronique entraîne toutefois des obligations pour l'employeur quant à la protection des données et la préservation des documents dans le temps.
Bulletin de paie électronique loi travail
Depuis 2017 et la loi travail, l'employeur doit garantir à son employé la conservation de ses bulletins de salaire électroniques :
- soit pendant 50 ans.
- soit jusqu'aux 75 ans du salarié concerné.
Coffre-fort électronique bulletin de paie
Les bulletins de paie dématérialisés, signés et scellés électroniquement, doivent être transmis dans le coffre-fort numérique, de l'employé. Les entreprises font souvent appel à des opérateurs de distribution et de stockage extérieurs pour réaliser ces opérations.
En outre, le salarié peut consulter ses bulletins de paie électronique via son Compte Personnel d'Activité (CPA) sur le site moncompteactivite.gouv.fr. Un prestataire doit avoir la reconnaissance du ministère du Travail pour mettre à disposition les bulletins de paie électroniques du salarié dans le CPA. Le Compte Personnel d'Activité assure ainsi à l'usager l'accès à l'ensemble des bulletins de salaires dématérialisés émis tout au long de sa carrière même en cas de changement d'employeur.
Bulletin de paie électronique, quelles précautions ?
Le CEV ou Cachet Electronique Visible a été créé pour prémunir toute violation de l'intégrité du bulletin de salaire original. De nombreuses entreprises ont fait le choix de ce protocole hautement sécurisé pour garantir l'authenticité de leurs fiches de paie électroniques.
Bulletin de paie électronique ou papier
La valeur d'un bulletin de paie dématérialisée est strictement la même que celle d'un bulletin papier. Quelles que soient vos démarches, elles ne sont en rien entravées par le choix de la version électronique du bulletin. Il continue de représenter la preuve juridique du travail effectué et ouvre les mêmes droits à la retraite. Au niveau administratif, il permet de bénéficier de la même couverture sociale.
En outre, les informations obligatoirement présentes sur la version électronique du bulletin de paie sont identiques à la version papier : identification de l'employeur, nombre d'heures de travail...
Bulletin de paie dématérialisé
A ce jour, seuls 20% des salariés reçoivent leur bulletin de salaire de façon dématérialisée. Le bulletin de paie électronique étant devenu la solution de droit commun, il peut être utile pour de nombreux salariés de créer leur Compte Personnel d'