Don de matériel informatique aux salariés : exonération fiscale
Jusqu’en 2019, il était possible pour un employeur de donner gratuitement du matériel informatique ainsi que les logiciels afférents à ses employés ou salariés, sans que cette action ne soit considérée comme une rémunération. Par conséquent, le don n’était pas soumis à cotisations ou contributions sociales, à condition toutefois de respecter certaines conditions. L’exonération était en effet valable si le matériel donné ou cédé gratuitement (en l’occurrence le matériel informatique et les logiciels) avait fait l’objet d’un amortissement complet par l’entreprise. En outre, il ne fallait pas que le montant du don dépasse 2 000 euros.
A compter de 2019, les règles régissant le régime fiscal et social de tels dons ou cessions ont été profondément modifiées. Ils sont désormais assimilés à des avantages en nature. Le législateur considère en effet que le salarié ou employé réalise de réelles économies lui évitant de financer par ses propres moyens l’achat de matériel. De la sorte, un tel avantage en nature doit, selon le législateur, être soumis au même régime qu’une rémunération versée en espèces. Ce changement de régime fiscal et social implique alors que la cession à titre gratuit de matériel informatique soit désormais soumise à cotisation et à contributions sociales ainsi qu’à l’assujettissement à l’impôt sur le revenu. Il résulte de ce changement que l’avantage en nature ainsi procuré au salarié doit impérativement faire l’objet d’une indication ou d’une mention sur le bulletin de paie.
Cession à titre gratuit de matériel informatique
D’un commun accord, le salarié et son employeur pourront décider néanmoins de ne pas assimiler ce don à un avantage en nature, sous certaines conditions toutefois. L’entreprise employeur devra pour cela rédiger un document qui indiquera expressément que l’ordinateur et les logiciels dédiés mis à la disposition du salarié ont vocation à être utilisés à des fins spécifiquement professionnelles, ou bien encore que l’usage desdits outils par l’employé se fait dans le cadre d’obligations professionnelles, comme la possibilité d’être joint en permanence par le biais d’une messagerie professionnelle. Le but d’une telle manœuvre sera de permettre à l’employé de ne pas voir le cadeau qui lui est proposé (en l’occurrence le matériel informatique) être soumis aux régimes fiscal et social normalement applicables aux avantages en nature.
Le don par conséquent, et de manière tout à fait dérogatoire par rapport à la règle énoncée précédemment, ne sera pas soumis à des cotisations ou contributions sociales, pas plus qu’il ne sera assujetti à l’impôt sur le revenu, puisque considéré in fine comme du matériel mis à la disposition du salarié. Dans ce cas précis d’ailleurs, l’employeur n’aura pas besoin de mentionner ce don sous la forme d’un avantage en nature sur le bulletin de paie, puisque l’accord conclu ne constituera pas, à proprement parler, un avantage en nature. Il faut aussi noter que le salarié peut faire une demande d'ordinateur portable professionnel à son employeur mais dans ce cas, ce matériel sera pour un usage exclusivement professionnel.