Consultation des mails par l'employeur : les règles
Surveillance des mails par l'employeur
A condition d’en informer préalablement les salariés (article L121-8 du Code du travail) ainsi que la Cnil en cas de dispositif de contrôle et de surveillance automatisé, il est parfaitement possible, pour l’employeur, d’instaurer une surveillance des mails sur le lieu de travail. Une telle surveillance devra néanmoins faire l’objet, au préalable, d’une discussion éventuelle avec le CSE (s’il existe) et il convient, pour l’employeur, de respecter le principe de proportionnalité. Une surveillance anormalement disproportionnée pourra être considérée comme abusive et sanctionnée sur ce fondement. Attention néanmoins à une exception de taille : les courriels d’une adresse e-mail personnelle (même connectée sur l’ordinateur professionnel), ainsi que les courriels clairement identifiés comme personnels ne peuvent faire l’objet d’une consultation sans accord préalable du salarié. L'accès à la clé USB personnelle d'un salarié est également encadrée.
D'une manière générale, la consultation des fichiers personnels sur un ordinateur professionnel par l'employeur n'est pas autorisée si les fichiers en question sont clairement désignés comme privés. D'autres mesures de surveillance des salariés, comme la géolocalisation d'un salarié, sont autorisées, sous réserve de respecter des règles strictes.
Licenciement et messagerie professionnelle
Le détournement d’usage abusif de la messagerie professionnelle est sanctionné en droit français et peut, dans certains cas, justifier un licenciement pour faute. Il peut ainsi s’agir d’une utilisation trop importante à des fins personnelles de la messagerie professionnelle, d’un détournement de fichiers informatiques ou n’ayant pas vocation à sortir de l’entreprise vers des adresses e-mail tierces, ou enfin de l’usage de la messagerie professionnelle dans le but d’envoyer des communications offensantes, violentes ou illicites (appels à la violence, messages racistes…). Un salarié qui utilise son adresse mail pour critiquer son employeur risque aussi des sanctions.
Messagerie professionnelle et arrêt maladie
Depuis un arrêt de cassation du 15 décembre 2010, il est considéré que l’employeur est en droit d’accéder, y compris en l’absence du salarié (par exemple pour arrêt maladie), à sa messagerie professionnelle et aux courriels adressés par le salarié à l’aide des outils informatiques mis à sa disposition par l’employeur. Cette présomption d’accès libre ne vaut pas pour les messages clairement identifiés comme étant personnels. Enfin, si l’employeur s’aperçoit qu’il a accédé à un message non clairement identifié comme étant privé, il ne pourra s’en servir dans le cadre d’une quelconque procédure à l’encontre du salarié. En outre, lors d'un arrêt maladie, un salarié peut être contraint de donner son mot de passe à son employeur pour permettre l'accès à son ordinateur.
Blocage de la messagerie professionnelle
Les dispositions légales et réglementaires demeurent assez floues. Néanmoins, la jurisprudence considère qu’il est nécessaire pour l’employeur d’avertir le salarié de la date de fermeture ou de blocage d’une adresse e-mail professionnelle nominative. En cas de fermeture définitive, il est indispensable d’attendre le départ effectif de l’entreprise incluant la période de préavis, même si celle-ci n’est pas appliquée.
Suppression des mails par l'employeur
L’employeur est en droit, comme évoqué précédemment, d’accéder librement aux mails et contenus sur l’adresse professionnelle de l’employé, à condition que ceux-ci ne soient pas clairement identifiés comme étant personnels. Ce principe s’applique également au droit de suppression des mails par l’employeur.