Géolocalisation d'un salarié : loi, RGPD, information du salarié...
Géolocalisation d'un salarié : la loi
Le Code du travail s’érige en garant de la protection de la vie privée et des données personnelles des salariés, en obligeant, dans son article L 1121, l’employeur à justifier la surveillance par la "nature de la tâche à accomplir", et à utiliser des moyens "proportionnés au but recherché". De leur côté, les articles L1222-3 et L1222-4 imposent l’information préalable des effectifs concernés, de même qu’une stricte confidentialité des données récoltées. Les mesures de surveillance des salariés comme le contrôle de l'accès à Internet sont effet strictement encadrée.
La CNIL interdit en outre toute collecte de données relatives aux effectifs en dehors de leurs horaires de travail depuis sa délibération du 4 juin 2015. Tandis que la Cour de cassation, depuis son arrêt du 19 décembre 2018, proscrit la géolocalisation à des fins de contrôle du temps de travail si jamais "ce contrôle peut être fait par un autre moyen", et précise que ce dispositif n’est pas légal si le salarié dispose d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements.
Géolocalisation d'un salarié et RGPD
Le Règlement européen pour la Protection des Données (RGPD) ne considère pas que les données de géolocalisation soient par défaut des "données personnelles". Elles ne le deviennent que si elles permettent d’identifier un salarié. Dès qu’une donnée de géolocalisation devient une donnée personnelle d’une "personne physique identifiée ou bien identifiable", celle-ci est aussitôt protégée par le RGPD. Le système de géolocalisation doit alors être inscrit au registre des traitements. Et le cas échéant, les salariés disposent d’un droit d’accès aux données les concernant, et doivent être avertis de leur durée de conservation.
Géolocalisation du portable d'un salarié
La localisation des salariés s’opère généralement au travers du système GPS qui indique la position du véhicule, mais elle peut être réalisée en recourant à la localisation du téléphone portable (professionnel) du salarié via l’installation d’une application spéciale. La localisation du téléphone personnel est quant à elle absolument proscrite.
Dans tous les cas de figure, le système de géolocalisation doit pouvoir être désactivé par le salarié, en dehors de son temps de travail, à la fin de sa journée et durant ses temps de pause. De plus, les données récoltées ne peuvent être conservées plus de deux mois dans la plupart des cas, une date limite portée à an lorsque les données servent uniquement à optimiser les trajets ou itinéraires.
Géolocalisation : information du salarié
Pour se conformer aux réglementations françaises et au RGPD, l’entreprise doit informer les salariés concernés par une note de service, voire de préférence par un avenant au contrat de travail pour plus de sécurité juridique. La CNIL conseille aussi d’inscrire l’existence du système de géolocalisation dans le règlement intérieur.
Géolocalisation et refus du salarié
Comme on le voit, tout usage de la géolocalisation des salariés est strictement encadré par la loi et le RGPD. Si le système de l’entreprise ne respecte pas les nombreuses conditions légales à remplir, un salarié dispose alors d’un "droit d’opposition pour motif légitime". Par exemple, un VRP ou n’importe quel employé disposant d’une liberté dans l’organisation de son travail peut refuser. Idem un salarié peut dire non si la géolocalisation a pour but de contrôler le temps de travail, alors qu’un autre dispositif permettant de le faire existe déjà. Par ailleurs, les représentants du personnel peuvent refuser d’être géolocalisés lorsque les déplacements sont effectués dans le cadre de leur mandat.