Flex office : définition, avantages et inconvénients
Qu'est-ce que le flex office ?
Le flex office part du constat que les collaborateurs d'une même entreprise ne sont pas tous en même temps sur le lieu de travail. Certains ne travaillent qu'à temps partiel ou sont en télétravail partiel. D'autres encore sont nomades, ou momentanément en déplacement, en congé ou en arrêt maladie. Ce constat pousse les entreprises à revoir leur mode d'organisation. Le flex office permet de prévoir un espace de travail plus petit, mais suffisant au nombre de salariés présents en même temps dans les locaux. Le flex office répond également au besoin de travailler différemment en fonction de son humeur ou des tâches à effectuer, avec l'installation de boxs fermés pour téléphoner ou organiser une réunion, d'espaces de convivialité pour se détendre en équipe…
Qu'est-ce que le desk sharing ?
En français "bureau partagé", le terme desk sharing est une autre façon de désigner un espace de travail où les salariés ne disposent pas de poste attitré. Cette organisation permet d'optimiser les locaux de l'entreprise.
Pourquoi le flex office ?
Le flex office offre des avantages pour les collaborateurs comme pour l'entreprise. La souplesse de cette organisation de l'espace de travail permet entre autres :
- De rencontrer de nouvelles personnes. Par définition, le flex office oblige à changer de voisins fréquemment. Cela incite à créer plus de liens que dans un bureau classique.
- De faire circuler l'information plus rapidement. Le flex office impose une façon de travailler souple, avec plus d'espaces collaboratifs, propices à une communication fluide.
- De remédier à la routine. Le fait d'avoir accès à différents espaces de travail booste la productivité et la créativité des collaborateurs qui peuvent, en fonction de la tâche à effectuer : se retrouver dans une bulle pour échanger à plusieurs, s'isoler pour téléphoner à un client, organiser une séance de brainstorming dans une zone de détente…
- De réduire les coûts immobiliers pour l'entreprise. En abandonnant le principe "un poste par collaborateur", le gain de place rend possible le passage à des locaux d'une superficie plus petite.
Quels sont les risques du flex office ?
Le mode d'organisation flexible implique aussi des inconvénients. Parmi les risques pour les collaborateurs :
- Le sentiment d'être interchangeables. L'absence de place attitrée signifie que les collaborateurs ne peuvent plus personnaliser leur espace de travail, ce qui peut jouer sur le bien-être au travail. Par ailleurs, cela oblige à déplacer ses affaires chaque jour de bureau en bureau (ou de casier personnel en bureau) mais aussi à régler un nouveau fauteuil et un nouvel écran chaque jour. L'un des risques de l'absence de place attitrée est l'impression de ne pas avoir sa place dans l'entreprise.
- L'apparition de conflits entre collègues. Le système du "premier arrivé, premier servi" dans les bureaux peut provoquer du stress et des tensions au sein des équipes lorsque certains choisissent toujours les mêmes places et que certaines places sont considérées moins agréables que les autres.
- La détérioration de la communication au sein de l'entreprise. Supposé favoriser les liens entre collègues, le changement régulier de poste peut engendrer l'effet inverse. L'entourage des collaborateurs changeant constamment, ils sont amenés à faire plus de rencontres mais ont tendance à entretenir moins de liens privilégiés.
Comment mettre en place le flex office ?
Afin que la transition se fasse en douceur, il est impératif de préparer le passage au flex office. Avant de sauter le pas, cinq étapes clés :
- Evaluer le taux d'occupation des bureaux, afin de déterminer correctement la superficie du futur flex office
- Communiquer avec les équipes en amont, pour créer des espaces qui répondent aux besoins des collaborateurs
- Installer des zones créant différentes ambiances de travail. Elles peuvent être désignées de multiples façons mais correspondent dans chaque entreprise aux mêmes besoins : des postes de travail individuel, des salles pour les appels téléphoniques, pour les réunions, des espaces de convivialité… Installer des casiers individuels pour que les collaborateurs puissent ranger leurs effets personnels est aussi important
- Adapter le style de management. Le flex office ne permet pas de surveiller les allées et venues des collaborateurs ni leurs horaires de travail. Le management doit compter sur leur capacité à concilier temps de travail effectif, temps de réflexion et temps de convivialité entre collègues. Il est d'ailleurs important que le management encourage le lien social et incite les collaborateurs à apprendre à connaître un plus grand nombre de collègues, afin de rendre plus agréables les changements fréquents de postes et les interactions dans les espaces partagés
- Adapter l'équipement informatique et digital. Le passage au flex office implique que l'entreprise dispose d'un système de stockage immatériel des fichiers, auquel les collaborateurs peuvent accéder depuis n'importe quel appareil. Dans le même but de fluidité, il est nécessaire que chaque collaborateur possède un ordinateur portable et un smartphone professionnels. Un système de réservation des salles et postes de travail peut aussi être mis en place, via une application par exemple.