Facture : mention obligatoire et conseils pour l'établir

Une facture est à la fois une preuve d'achat pour le client et une preuve de vente pour le vendeur. Ce document officiel fait foi juridiquement, à condition qu'il comporte certaines mentions obligatoires. Explications.

Qu'est-ce que c'est, une facture ?

Une facture est un document officiel qui a une valeur commerciale, comptable et juridique. Etablie entre l'acheteur et le vendeur, celle-ci détaille la nature, la quantité et les conditions d'achat ou de vente de produits et/ou de services. Une facture peut être établie par plusieurs structures juridiques, qu'il s'agisse d'une association, d'une micro-entreprise ou d'une société. Obligatoire dans le cadre d'une activité professionnelle, elle doit absolument être remise à l'acheteur lorsqu'il acquiert des marchandises ou des prestations de services.

Quel est le rôle de la facture ?

Il existe plusieurs types de factures, et chacune d'elles a un rôle précis :

  • La facture proforma : il s'agit d'une facture provisoire, qui sert pour que le client se fasse une idée du coût de son futur achat. Celle-ci n'a aucune valeur juridique ou comptable, mais elle peut servir au client s'il a besoin d'un crédit.
  • La facture d'acompte : elle est obligatoire lorsque le client verse une partie de la somme finale.
  • La facture de situation : c'est une facture intermédiaire qui est éditée au fur et à mesure de l'avancement des travaux ou d'une prestation.
  • La facture de clôture : c'est une facture définitive, délivrée en même temps que le bien vendu ou le service terminé.
  • La facture d'avoir : elle sert à rectifier une précédente erreur ou à effectuer un remboursement.

Quelles mentions sont obligatoires sur une facture ?

Une facture doit comporter plusieurs mentions obligatoires :

  • la mention "Facture" et le numéro du document ;
  • sa date d'émission ;
  • la dénomination sociale de l'entreprise, son adresse de siège social et son adresse de facturation, son numéro de TVA, sa forme juridique et son numéro de SIREN ;
  • le nom et les coordonnées du client (et son numéro de TVA s’il est professionnel) ;
  • le décompte de la prestation (avec le détail des quantités et des prix unitaires) ;
  • la somme à payer HT, le taux et le montant de la TVA, ainsi que le montant TTC ;
  • les conditions de paiement ;
  • les pénalités en cas de retard de paiement.

Certaines mentions spécifiques sont à ajouter si l'entreprise n'est pas assujettie à la TVA.

Comment faire une facture facilement ?

Pour créer une facture facilement, il existe certains logiciels spécifiques, en ligne ou à installer sur ordinateur. Ils permettent de créer des devis ou des factures rapidement, tout en ayant la certitude que ces documents comportent toutes les mentions nécessaires. Ils sont également assortis d'une base de données permettant de retrouver ses clients ou l'historique des transactions plus facilement.

Conformément à la loi de finances 2020, tous les professionnels assujettis à la TVA auront l'obligation d'émettre des factures numériques d'ici 2023. Toutes les factures doivent être conservées pour une durée de 10 ans minimum.

Modèles de factures

Retrouvez des modèles de factures sur les sites suivants :