Rédiger un état des lieux : comment et pourquoi faire ?

L'état des lieux d'entrée et l'état des lieux de sortie sont des documents obligatoires. En leur absence, les parties prenantes au contrat de location ne peuvent se prévaloir de certains de leurs droits. Ils peuvent être établis par le propriétaire et le locataire en direct, afin d'économiser des coûts.

Qu'est-ce qu'un état des lieux ?

Un état des lieux est un document qui décrit l'état du logement et de ses équipements. Il doit être réalisé à l'entrée du locataire dans le logement et joint au contrat de location. Les équipements mentionnés dans le bail doivent apparaître dans l'état des lieux. On parle alors d'état des lieux d'entrée. Un nouvel état des lieux doit également être dressé au départ du locataire. On parle alors d'état des lieux de sortie.

Pourquoi fait-on un état des lieux ?

L'enjeu est de taille : soit le locataire a maintenu en bon état l'habitat et, dans ce cas, il récupère son dépôt de garantie intégralement, soit il a détérioré le logement au cours de la période de location, et son dépôt de garantie ne lui est pas restitué entièrement, voire pas du tout, afin de tenir compte des frais de travaux nécessaires pour la remise en état. Afin de distinguer ce qui relève de la vétusté, c'est-à-dire de la dégradation liée à l'usage normal du bien, de la détérioration, le propriétaire et le locataire peuvent s'entendre dès la signature du contrat de location sur une grille de vétusté.

En cas de litige entre le bailleur et le locataire, c'est la comparaison de l'état des lieux d'entrée et de l'état des lieux de sortie qui permettra de trancher. Ces deux documents doivent être similaires dans la forme afin de faciliter la comparaison. Il peut, par exemple, s'agir d'un seul et même document qui comporte, pour chaque pièce du logement, une colonne dédiée à l'entrée et une dédiée à la sortie, ou de deux documents différents mais présentés sous la même forme.

Comment faire un état des lieux ?

L'état des lieux peut être rédigé par un intermédiaire (un agent immobilier par exemple) ou directement entre le propriétaire et le locataire en deux exemplaires (l'un pour le propriétaire, l'autre pour le locataire). L'avantage de cette dernière formule, c'est qu'elle n'occasionne pas de frais. Des modèles gratuits, dont celui du JDN, conforme à la loi Alur, sont à la disposition des particuliers à la recherche d'un formulaire d'état des lieux. A noter que si le locataire ou le bailleur refuse d'établir un état des lieux contradictoire, c'est-à-dire si l'une ou l'autre des parties refuse d'être présente, empêchant de fait la constatation d'un commun accord sur l'état du bien, l'autre partie peut faire appel à un huissier de justice. Ce dernier prévient les parties, en recommandé avec accusé de réception et au moins 7 jours à l'avance, de la date à laquelle il établira l'état des lieux. Les frais à acquitter à l'huissier sont à partager entre le propriétaire et le locataire (vois plus bas). Ils dépendent de la surface du logement. En 2020, pour un logement de moins de 50 mètres carrés, ils s'élèvent à 174,67 euros, dont 132,56 euros de frais d'acte.

Modèle gratuit d'état des lieux

Quelles sont les informations qui doivent apparaître dans un état des lieux ?

Ci-dessous la liste des éléments qui doivent impérativement figurer dans l'état des lieux :

Le type d'état des lieux : s'il s'agit d'un état des lieux d'entrée ou de sortie
La date à laquelle le document a été établi
L'adresse du logement
Le nom (ou la dénomination) ainsi que le domicile (ou siège social pour le bailleur) des parties prenantes au contrat de location (locataire et bailleur)
Le cas échéant, le nom (ou dénomination) et domicile (ou siège social) des intermédiaires mandatés pour réaliser l'état des lieux
Pour chacune des pièces et parties du bien, une description détaillée de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, ainsi que les équipements et éléments présents dans le logement
Lorsque les charges locatives ne sont pas réglées au forfait, les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie
Les clés, badges ou tout autre moyen d'accès aux parties communes ou privatives
La signature des parties ou des intermédiaires mandatés pour réaliser l'état des lieux.

A noter que :

Le locataire a la possibilité d'émettre des réserves sur l'état des lieux d'entrée. Par exemple, en cas d'absence de branchement des compteurs d'eau, de gaz ou d'électricité, ou pour compléter la description détaillée des pièces. Il ne doit pas hésiter à le faire s'il s'estime dans son bon droit
Des photos peuvent être jointes en appui de la description détaillée des pièces.

Quel est le prix d'un état des lieux ?

L'état des lieux est gratuit lorsqu'il est rédigé à l'amiable entre le locataire et le propriétaire. En revanche, s'il est réalisé par un intermédiaire, par exemple un agent immobilier, il occasionne des honoraires dont une partie peut être facturée au locataire. Toutefois, la part réglée par le locataire est plafonnée et ne peut dépasser :

La somme acquittée par le bailleur
La limite de 3 euros TTC par mètre carré de surface habitable.

Soit, pour un logement de 20 mètres carrés :

Si l'état des lieux est facturé 150 euros, les frais à la charge du locataire ne peuvent pas excéder 60 euros (3 € x 20), et c'est au bailleur de prendre en charge les 90 euros restants
Si l'état des lieux est facturé 80 euros, la part à payer par le locataire est de 40 euros maximum, puisqu'elle ne doit pas excéder celle du bailleur.

Que faire en l'absence d'état des lieux d'entrée ?

En l'absence d'état des lieux d'entrée, l'action à mener dépend de la partie qui est mise en cause :

Lorsque l'absence d'état des lieux d'entrée est à imputer au refus du bailleur, le locataire doit lui adresser une lettre de mise en demeure afin de l'enjoindre à se plier à son obligation. Si le propriétaire continue de refuser, charge à lui de prouver, lorsque le locataire quittera le logement, qu'il le lui avait donné en location en bon état d'usage s'il souhaite alors prouver que le logement a été dégradé entre temps
Lorsque l'absence d'état des lieux d'entrée est à imputer au refus du locataire ou par négligence des parties, le locataire est considéré comme ayant reçu le logement en bon état. Il devra le rendre dans le même état, sauf à prouver (par le biais d'une photo réalisée par un huissier, par exemple, mais il s'agit d'un acte payant) le mauvais état initial du logement. Pour ce qui est des autres réparations (travaux à la charge du bailleur ou vétusté des lieux), c'est au propriétaire de démontrer que c'est le locataire qui en est responsable.

Que faire en l'absence d'état des lieux de sortie ?

En l'absence d'état des lieux de sortie, le logement est considéré rendu en bon état. La propriétaire doit alors restituer le dépôt de garantie au locataire dans son intégralité dans un délai d'un mois après la restitution des clés du logement. Le bailleur ne pourra en théorie pas faire valoir la responsabilité du locataire concernant les éventuelles dégradations.

Facturation après état des lieux de sortie : que faire ?

Le propriétaire peut retenir une partie du dépôt de garantie de son locataire pour rembourser des frais de nettoyage ou de réparation de mobiliers/d'équipements nécessaires de son logement en cas de tâches tenaces ou de trous au sol ou sur les murs., par exemple. S'il estime la retenue abusive, le locataire peut la contester devant une commission départementale de conciliation ou un conciliateur de justice. Sachant que la conciliation est une démarche gratuite. Il peut donc d'abord essayer d'en passer par là avant de saisir, si la conciliation n'aboutit pas, le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le bien.

Qu'est-ce qu'un pré-état des lieux et est-il obligatoire ?

Le pré-état des lieux, ou visite conseil, n'est pas obligatoire. Réalisé sur la base de l'état des lieux d'entrée, il a pour but de "défricher le terrain" et d'informer le locataire des éventuels travaux de réparation ou remplacements d'équipement nécessaires pour la remise en état du bien. Cette pratique a été démocratisée dans le secteur du logement social mais elle est moins fréquente chez les bailleurs privés. Le pré-état des lieux est généralement réalisé à l'oral et de manière informelle entre le propriétaire et le locataire mais ce dernier peut demander à recevoir un compte-rendu afin d'avoir une trace écrite (qui n'aura toutefois aucune valeur juridique).

Que doit contenir l'état des lieux d'un meublé ?

Les appartements meublés requièrent une attention particulière car, outre le bien en lui-même et ses équipements, figurent des meubles (lit, canapé, table, chaises...) et parfois de la vaisselle et du matériel électrique (cafetière, TV, micro-ondes...) (cliquez ici pour consulter la liste des équipements obligatoires dans une location meublée). Il convient de recenser tous les éléments et de vérifier leur état.