Comment remplir un recommandé

L'envoi d'une lettre ou d'un colis en recommandé constitue une preuve d'expédition à une personne ou une entreprise désignée, et ce à une date spécifique. Explications et fonctionnement de ce mode d'envoi.

Comment fonctionne un recommandé ?

Pour prouver l’envoi d’un document important, un courrier recommandé est une preuve légale de son dépôt. Pour certains documents (résiliation d’un contrat d’assurance par exemple), l’envoi en recommandé est même une obligation. La lettre recommandée est un service proposé par La Poste. Pour y souscrire, il suffit de se rendre dans un bureau de poste et de remplir un bordereau. La Poste propose aussi un service de lettre recommandée en ligne, accessible par Internet, qui fonctionne sur le même principe. La lettre sera imprimée, puis distribuée par La Poste au destinataire de la lettre. La valeur juridique est la même qu'en cas d’envoi en bureau de poste. On distingue plusieurs étapes lors de l’envoi d’un recommandé :

L’expéditeur reçoit une preuve de dépôt (donnée par l’agent en bureau de poste, ou reçue dans l’espace client sécurisé du site La Poste) sur laquelle la date de l’envoi est mentionnée : il s’agit là de la preuve juridique à conserver.
La lettre recommandée est acheminée et remise au destinataire, en main propre, ce dernier doit alors signer une preuve de distribution, qui est aussi une preuve juridique.
Si le destinataire n’est pas sur les lieux, le facteur laisse un avis de passage : le destinataire a alors 15 jours pour aller récupérer le document dans le bureau de poste auquel sa zone géographique est rattachée.
Au moment de l’envoi, l’expéditeur peut aussi choisir un accusé de réception (AR) : il sera ainsi lui-même averti quand le destinataire aura signé la preuve de distribution

Comment écrire une lettre en recommandé ?

L’écriture doit indiquer clairement le sujet de la lettre (mention « objet » à indiquer au début du courrier). Le cas échéant, il faut indiquer le n° client (dans le cas de la résiliation d’un abonnement par exemple) ou la référence de l’éventuel service concerné par la lettre. Indiquer également les pièces jointes au courrier si tel est le cas.

Comment remplir une lettre recommandée avec accusé de réception ?

Une fois la lettre écrite et mise sous pli, il faut retirer un bordereau de recommandé avec accusé de réception (de couleur jaune, disponible en bureau de poste). Plusieurs zones sont à remplir au stylo :

Destinataire : le nom de la personne ou de la société à qui le courrier est destiné, ainsi que son adresse.
Expéditeur : les nom et adresse de la personne qui envoie la lettre.
Garantie : 3 niveaux de garantie sont proposés en cas de perte.
R1, remboursement de 16 euros.
R2, remboursement de 153 euros.
R3, remboursement de 458 euros.