Digital workplace : définition, plateforme, open source...
Qu'est-ce qu'une digital workplace ? Quelles sont ses principales fonctionnalités ? Quels sont ses objectifs ? Quels sont les principales solutions de digital workplace ? Le point.
La digital workplace est l'environnement numérique de travail ultime. Difficile à mettre en œuvre du fait d'un manque de maturité des éditeurs, elle n'est toutefois pas impossible à envisager.
Une digital workplace, c'est quoi ?
Une digital workplace permet à un professionnel d'accéder à l'ensemble de ses informations de travail, qu'elles soient individuelles (notes, brouillons...) ou collectives (documents, données issues d'applications, d'espaces de travail partagés...). Sur le papier, une digital workplace se compose typiquement d'un moteur de recherche, d'une gestion documentaire avec des fonctionnalités de coédition de fichiers à plusieurs, voire d'une messagerie collaborative. Elle peut aussi intégrer des processus métier.
La digital workplace dépasse le périmètre des outils collaboratifs généralistes pour venir intégrer des applications collaboratives et métier plus spécifiques. Cette plateforme viendrait en théorie englober les outils de gestion de projet verticaux (dans le CRM, la R&D...). Sa promesse ? Venir fédérer la diversité informationnelle et applicative d'une organisation au sein d'une plateforme de travail commune.
Quels sont les principaux objectifs d'une digital workplace ?
Une digital workplace recouvre de nombreux objectifs que l'on peut résumer selon cinq axes :
- Améliorer la communication interne,
- Fluidifier la collaboration,
- Augmenter la productivité,
- Améliorer la satisfaction des salariés,
- Améliorer indirectement la satisfaction client.
Peut-on considérer G Suite (de Google) et Microsoft 365 comme des digital workplaces ?
Au sein de la suite Microsoft 365 (ex-Office 365), Microsoft fait de Teams sa digitale workplace. C'est à la fois une messagerie collaborative, à l'instar de Slack, permettant de structurer des canaux de messagerie instantanée par activité, équipe ou projet. Mais également un outil de visioconférence intégrant Skype. Enfin, ses onglets permettent d'ouvrir des documents pour les coéditer à plusieurs en échangeant en parallèle par le biais d'un canal de chat.
Du côté de Google, le choix est très différent. Au sein de G Suite, c'est la brique Gmail qui fait office de digital workplace. "Il s'agit du point central par lequel l'utilisateur traite l'information avec une logique de flux, puis interagit avec d'autres briques : calendrier, réunions, messagerie d'équipe, commentaires et tâches dans les documents…", explique-t-on chez Lecko.
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Quels sont les principales solutions de digital workplace ?
Si l'on se réfère au dernier Baromètre de la transformation digitale du cabinet français Lecko, les principaux outils de digital wokplace sont :
| Portail de communication | Portail métier | Environnement d'équipe | |
|---|---|---|---|
| Beezy | 4/5 | 4/5 | 3/5 |
| DynamicScreen | 4/5 | ||
| eXo Platform / français / open source | 3/5 | 3/5 | 3/5 |
| Google Workspace | 2,5/5 | 3/5 | |
| Happeo | 3/5 | 4/5 | 4/5 |
| Jalios / français / on premise | 3/5 | 3/5 | 3/5 |
| Jamespot / français | 3/5 | 4/5 | 3/5 |
| Lively / français | 4/5 | 3/5 | 3/5 |
| Lumapps / français | 4/5 | 3/5 | 4/5 |
| Microsoft 365 | 3/5 | 3/5 | 3/5 |
| Mozzaik365 / français | 3/5 | 3/5 | 3/5 |
| Powell / français | 4/5 | 4/5 | 4/5 |
| Sociabble | 4/5 | 3/5 | |
| Staffbase | 4/5 | ||
| Steeple / français | 3/5 | 2/5 | |
| TalkSpirit / français | 3/5 | 4/5 | 3/5 |
| Wimi / français | 3/5 | 4/5 | |
| Zoho | 2/5 | 3/5 | 2/5 |
Quel est le rôle d'un digital workplace manager ?
Un digital workplace manager a pour mission de gérer la maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'œuvre d'un projet de digital workplace. En amont, il analyse les besoins de l'entreprise sur le champ du collaboratif et réalise un audit des outils existants sur ce terrain. Il recommande ensuite les technologies et solutions à mettre en place pour aboutir à un environnement de travail digital digne de ce nom. Puis, il pilote les déploiements en tant que tels, définit les politiques de gestion de contenus associées, et identifie et suis les indicateurs de résultat. Enfin, il accompagne les collaborateurs dans la prise en main du nouvel environnement.