Google Workspace (ex-G Suite) : la suite de productivité de Google

[GOOGLE G SUITE] Google Chat, Google Docs, Google Meet... La suite de productivité de Google est désormais accessible gratuitement à toute personne disposant d'un compte Google.

Google Workspace (ex-G Suite), qu’est-ce que c’est ?

Suite de productivité en mode SaaS signée Google, G Suite a été rebaptisée Google Workspace début octobre 2020. Pour l'occasion, Google a officialisé l'objectif de faire de Gmail sa digital workplace. Aux côtés de Google Agenda et de Google Contacts, Gmail intègre officiellement le service de visioconférence Google Meet, l'outil de team messaging Google Chat, ainsi les Salons de discussion et les conversations issus de ce dernier. En parallèle, Google Workspace intègre le traitement de texte Google Docs, le tableur Google Sheets et l'outil de présentation Google Slides. A l'occasion du lancement de la nouvelle marque, Google introduit la possibilité de partager au sein des fils de discussions de Chat des liens de prévisualisation vers les documents issus de l'une des trois applications bureautiques.

Lors de la keynote inaugurale de son événement Google I/O à destination des développeurs le 18 mai 2021, Google a donné le coup d'envoi d'une vaste évolution de Google Workspace. Baptisée Smart Canvas, ou toile intelligente en français, elle a pour but de fluidifier la collaboration entre les différentes briques de sa suite de productivité. Le défi de Google ? Répondre à la montée en puissance des équipes distribuées sur site, en télétravail et sur le terrain.  Parmi les principales évolutions mises en avant : la création et l'édition de Google Docs et de Google Sheets sont intégrées à Google Chat. Sur le modèle de l'application de collaboration Quip de Salesforce, la messagerie d'équipe de Google devient ainsi un outil au service de la coédition de documents à plusieurs dans Workspace (voir capture ci-dessous). Quant à Google Slides, il sera lui aussi combiné à Chat dans les prochaines semaines.

Dans la même logique, les visioconférences Google Meet vont venir se nicher dans Google Docs, Sheets et Slides pour permettre de collaborer plus efficacement autour d'un fichier et de le co-éditer en visioconférence. 

Autres nouveautés annoncées lors de Google I/O : des fonctions d'assistance additionnelles dans Google Docs en matière de recommandations stylistiques et de suggestions d'expressions impactantes. Idem pour Google Sheets, dans lequel un assistant sera taillé pour corriger des formules et tracker leurs éventuelles erreurs.

Au service de la gestion de projet, Google Docs sera doté de différents modèles de document : une liste de gestion de tâches synchronisée à Google Tâches, un tableau pour recueillir les feedbacks des projets, et un template de gestion de comptes-rendus de réunions synchronisé avec Google Agenda. Les mentions @ dans Docs ne permettront plus seulement de faire référence à une personne, mais aussi à un fichier tiers ou un rendez-vous dans Google Agenda.

Dans la même logique, Google annonce l'introduction prochaine d'une timeline dans Sheets, sur le modèle d'un tableau de Gantt. Parmi ses principaux cas d'usage, le groupe de Mountain View évoque le pilotage de campagnes marketing, de projets, de dates limites et, plus globalement, la collaboration inter-équipe. Une initiative qui s'inspire des applications de gestion de projet d'Atlassian (Confluence, Jira et Trello), déjà toutes équipées de frises chronologiques interactives.

Quelles sont les applications incluses dans Google Workspace (ex G-Suite) ?

Google Workspace (ex-G Suite) rassemble Google Agenda, Google Docs, Google Sheets et Google Slides, mais aussi Google Sites pour la création de sites web, Google Forms pour la création de formulaires et d'enquêtes. Sans oublier Google Chat pour la messagerie collaborative, ainsi que Google Drive pour stocker et partager des documents. 

A cela vient s'ajouter une version professionnelle de Gmail, assortie d’un espace de stockage de 30 Go minimum par utilisateur.

Gmail : une version 100% gratuite

Inaugurée en 2004, Gmail est la messagerie la plus utilisée au monde. Le service propose une version gratuite (financée par la publicité) qui se limite à 15 Go de stockage - partagé avec Google Drive. La suite d'applications G Suite, payante elle (voir tarifs plus bas), donne accès à une version plus avancée, baptisée Gmail for Work. Etendant l'espace de stockage par utilisateur, elle permet de bénéficier d'adresses de messagerie associées à un nom de domaine (de type mon-nom@nom-de-entreprise.fr). Cette déclinaison, sans publicité, est aussi compatible avec d'autres clients de messagerie, type Outlook. 

Google Drive : 15 Go de stockage gratuit

Au cœur de Workspace, Google positionne Google Drive comme environnement pivot pour stocker et partager l'ensemble des documents créés par les différentes applications de la suite. Le service peut également accueillir d'autres types de fichier (Office, PDF...). Comme évoqué plus haut, sa version gratuite inclut 15 Go de stockage (partagé avec Gmail). Sa déclinaison payante (Google Drive for Work) permet, elle, d'étendre cet espace en fonction des besoins, tout en bénéficiant de fonctions supplémentaires de gestion des droits d'accès aux documents.

Google Agenda : orchestration des meetings

Troisième application star de G Suite, Google Agenda est conçue pour gérer et partager des calendriers en ligne. En entreprise, elle pourra être utilisée pour planifier les réunions. Elle permet en effet de vérifier les disponibilités de chacun au sein de calendriers partagés en vue de fixer les meetings (et ce, sans forcément avoir accès au détail des plages horaires déjà occupées). Ensuite, Google Agenda orchestre l'envoi des invitations par mail qui, une fois acceptées, s'incrémentent automatiquement dans les agendas respectifs des participants. Enfin, l'application pilote aussi les réservations de salle associées à cette gestion de rendez-vous.

Les applications Google Workspace (ex-G Suite)

Gmail	Messagerie
Google Agenda	Des agendas intégrés en ligne, conçus pour le travail en équipe
Google Chat	Messagerie collaborative
Google Meet	Visioconférence
Google Hangouts	Messagerie instantanée et visioconférence
Google Drive	Stockage et partage de documents
Google Docs	Traitement de texte et coédition de documents
Google Sheets	Tableur
Google Formulaires	Création d'enquêtes et de formulaires
Google Slides	Création de présentations et slideshow
Google Sites	Création de sites intranet (avec une interface graphique de conception partageable).
Console d'administration	Console d'administration d'entreprise
Vault	Archivage des contenus

Google Workspace est-il gratuit ?

Google Workspace a son offre gratuite. Pour en bénéficier, il suffit de disposer d'un compte Google, puis d'activer la brique de messagerie collaborative Google Chat à partir de Gmail. Ensuite, l'utilisateur pourra accéder via Chat à l'ensemble des applications de la suite de productivité de Google : Agenda, Docs, Slides, Sheets, Drive, sans oublier l'outil de visioconférence Meet. Des briques qui étaient déjà gratuites pour une utilisation personnelle mais que Workspace unifient ainsi dans un même espace. 

Quel est le prix de Google Workspace (ex-G Suite) ?

Les offres payantes de Google Workspace (ex-G Suite) affichent trois niveaux de tarif. Google Workspace Business Starter (ex-G Suite Business) est tarifé 4,68 euros par utilisateur / mois, Google Workspace Business Standard 9,36 euros par utilisateur / mois, et Google Workspace Business Plus 15,60 euros par utilisateur / mois  (voir le détail des fonctionnalités pour chaque édition dans le tableau ci-après).

Quant à Google Workspace Enterprise (ex-G Suite Enterprise), la version la plus poussée de la suite de productivité de Google, son prix n'est pas communiqué publiquement. Elle comprend toutes les options possibles, avec des degrés de sécurité renforcés et des fonctionnalités très poussées, dont logiquement, un stockage illimité.

Google Workspace : comparatif des différentes éditions

	Google Workspace Business Starter	Google Workspace Business Standard	Google Workspace Business Plus	Google Workspace Enterprise
Prix	4,68 euros par utilisateur et par mois	9,36 euros par utilisateur et par mois	15,60 euros par utilisateur et par mois	Tarifs disponibles auprès de Google
Gmail : adresse e-mail professionnelle	x	x	x	x
Adresse e-mail personnalisée pour l'entreprise	x	x	x	x
Protection contre le hameçonnage et le spam qui bloque plus de 99,9% des attaques	x	x	x	x
Google Meet : téléconférence et visioconférence	100 participants	150 participants	250 participants	250 participants
Durée maximale de la réunion	24 heures	24 heures	24 heures	24 heures
Numéros de téléphone américains ou internationaux à composer	x	x	x	x
Tableau blanc numérique	x	x	x	x
Enregistrements des réunions stockés dans Google Drive		x	x	x
Stockage Drive sécurisé dans le cloud	30 Go par utilisateur	2 To par utilisateur	5 To par utilisateur	Sans limite
Drive File Stream	x	x	x	x
Google Chat (messagerie d'équipe)	x	x	x	x
Activer ou désactiver l'historique par défaut		x	x	x
Accepter automatiquement les invitations		x	x	x
Agendas partagés	x	x	x	x
Docs, Sheets, Slides (création de contenu collaboratif)	x	x	x	x
Keep (notes partagées)	x	x	x	x
Sites (outil de création de sites web)	x	x	x	x
Forms (outil de création d'enquêtes)	x	x	x	x
Interopérabilité avec les fichiers Office	x	x	x	x
Analyses grâce à Smart Fill, Smart Cleanup et Answers	x	x	x	x
AppSheet (développer des applications sans code)				x
Currents (réseau social d'entreprise)	x	x	x	x
Cloud Search (recherche intelligente)		Données propriétaires	Données propriétaires	Données propriétaires et tierces

Google Workspace for Education est-il gratuit ?

G Suite for Education est une version de G Suite dédiée aux établissements d’enseignement primaire et secondaire à but lucratif. Ce service ne concerne que certains établissements et certains pays. Pour l'heure, cette solution n'est pas encore passé sous la marque chapeau Google Workspace, mais Google indique que cette évolution est au programme de sa feuille de route.

En termes d'abonnement, Google propose une version gratuite de G Suite for Education avec un volume de stockage illimité. Pour les établissements souhaitant bénéficier des possibilités d'administration et de sécurité de G Suite Enterprise, le groupe propose G Suite for Education Enterprise au tarif de 4 dollars par mois et par utilisateur.  

Google Workspace Frontline, c'est quoi ?

Workspace Frontline est une déclinaison de Workspace ciblant le personnel de terrain (ou frontline workers). Elle donne accès à Gmail, Chat ou Google Drive via un environnement sécurisé taillé pour les terminaux mobiles, y compris personnels.

Google Workspace s'intègre-t-il à Google Assistant ?

La firme de Mountain View intègre Google Assistant à sa suite de productivité. Les utilisateurs de Workspace peuvent, s'ils le souhaitent, passer par l'assistant vocal via leur mobile pour envoyer un message, rejoindre une conférence Google Meet ou consulter Google Agenda. Cette fonctionnalité est encore en bêta sur les enceintes Nest.

Google Workspace (ex-G Suite) versus Office 365

Si ces deux suites dédiées au travail collaboratif sont similaires fonctionnellement, Google développe davantage l’aspect cloud avec des services 100% ligne. Il apporte, avec G Suite, quelques nouveautés bien utiles, comme G Sites et plus récemment Google Chat. Une messagerie collaborative qui a pour but de proposer au sein de Google Workspace une alternative à Microsoft Teams. 

Sync for Microsoft Outlook

Cette option, également connue sous le nom de GSSMO, permet aux structures et aux utilisateurs souhaitant utiliser Outlook tout en ayant Google Workspace de pouvoir le faire, en synchronisant entre les deux toutes les informations nécessaires, comme les contacts, les mails ou les tâches à réaliser.

Quels sont les groupes du Cac 40 qui utilisent Google Workspace ?

Quatre groupes du Cac 40 utilisent historiquement G Suite à grande échelle. Comme la plupart des entreprises se tournant vers cette offre, ils ont commencé par recourir à Gmail, avant de s'orienter vers le collaboratif et le partage de documents. L'utilisation de Google Drive et Google Chat vient dans un deuxième temps. Ces briques représentant un moyen pour ces grands acteurs d'accompagner la transformation digitale de leur organisation.

Au sein de ces sociétés du Cac 40, l'abandon d'Office est-il à l'ordre du jour ? Aucune ne souhaite un arrêt total d'Office, notamment du fait des nombreux échanges de fichier avec l'extérieur et les organisations (ultra-majoritaires) équipées de la suite de Microsoft. Mais tous sont bien conscientes qu'il est nécessaire de généraliser l'offre de Google pour en tirer au mieux parti. 

Les groupes du Cac 40 qui ont déployé Google Workspace

Groupe	Nombre d'utilisateurs	Services utilisés	Motivations premières	Commentaire
Source : JDN
Air Liquide	Au-delà de 55 000	Google Workspace	Transformation digitale	Air Liquid est toujours en cours de migration. Il s'agit d'un projet mondial
Essilor	35 000	Google Workspace avec Google Hangouts et Google Drive	Transformation digitale	Essilor a enclenché son projet en 2012
Valeo	40 000	Google Workspace avec Google Drive	Réduction des coûts administratifs, puis amélioration de la productivité	Valeo a été l'un des tout premiers à enclencher un projet, dès 2009
Veolia	Au-delà de 100 000	Google Workspace avec Google Hangouts	Réduction des coûts (via une homogénéisation des systèmes de messagerie), puis une orientation vers des objectifs de productivité.	Veolia a migré en 2013.

Au-delà des groupes du Cac 40, beaucoup d'autres grandes entreprises françaises se sont tournées vers G Suite. Avec pour certaines des périmètres de projet souvent équivalents. C'est le cas notamment pour La Poste, qui a annoncé sa volonté d'équiper 90 000 facteurs d'un smartphone Android (Optimus E970 de LG) doté de G Suite. Autres exemples : Randstad (29 000 utilisateurs), Aperam (10 000 utilisateurs) ou encore Dalkia. Et certaines grandes entreprises auraient déjà poussé l'expérience plus loin. Auchan (50 000 utilisateurs) et Oxylane (45 000 utilisateurs), plus connu pour sa marque de sport Decathlon, s'adossent notamment aux outils de Google pour fluidifier leur recrutement interne.