Microsoft Teams : maîtriser l'application de visioconférence
Tour d'horizon des fonctionnalités de Microsoft Teams. Une application de visioconférence qui est aussi une plateforme de collaboration dotée d'une messagerie d'équipe et d'un environnement de coédition de document.
En janvier 2022, Teams a passé le cap des 270 millions d'utilisateurs actifs mensuels selon Microsoft. Un chiffre qui s'élevait à 44 millions en février 2020, juste avant la première vague du Covid-19. La démocratisation du travail à distance est passée par là. Teams est désormais devenu le premier concurrent de Zoom, de Google Meet et de Cisco WebEx.
Comment ça marche Teams ?
Focalisée sur le travail d’équipe à l'instar de son principal rival Slack, Microsoft Teams se présente sous la forme d'une plateforme collaborative unifiée. Elle a pour vocation de centraliser tous les flux de travail en temps réel, de la messagerie collaborative jusqu'à la visioconférence. Nativement intégré à Microsoft 365 (ex-Office 365), Teams permet également de collaborer autour d'un document Word ou Excel en donnant la possibilité de le coéditer à plusieurs simultanément.
L'application intègre également 3D Mesh, l'espace collaboratif en 3D de Microsoft, en préversion. Qualifié de "plateforme de metaverse", il permet aux utilisateurs, via les casques de réalité mixte Hololens du groupe américain, de se retrouver via des avatars dans des espaces immersifs pouvant prendre différentes formes : salle de conférence, centre de design ou lounge de réseautage. Le tout visant à favoriser la créativité. Les gestes sont captés par la caméra du PC via reconnaissance d'image puis transmis à l'avatar.
Microsoft Teams intègre aussi un système de téléphonie baptisé Microsoft 365 Business Voice. Enfin, Microsoft Teams fait l'objet de passerelles vers des applications tierces, parmi lesquelles Jira, SAP et ServiceNow. Grâce à sa fonctionnalité Direct Guest Join, la solution va jusqu'à intégrer des utilisateurs d'autres outils de visioconférence. Zoom et Cisco WebEx sont déjà supportés. En 2022, ils seront rejoints par Bluejeans et GoToMeeting.
Quelles sont les capacités de Microsoft Teams en visio ?
Microsoft Teams intègre une solution complète de visioconférence. Une fonctionnalité qui est issue de la technologie Skype. Sa particularité ? Elle s'appuie sur l'IA pour adapter à la volée le dimensionnement des vidéos des participants et celui des contenus projetés en vue d'optimiser leur affichage côte à côte. La mosaïque pourra inclure jusqu'à 49 personnes et permet, si besoin, de répartir la réunion en sous-groupes de travail. Les meetings virtuels peuvent prendre en charge jusqu'à 20 000 participants. Si besoin, Teams peut en outre incruster le conférencier en surimpression de son support de présentation ou d'un arrière plan virtuel.
Une autre fonction d'IA, baptisée Together, bénéficie d'un algorithme de segmentation pour répartir les participants dans un décor virtuel donnant l'illusion que chacun est assis dans la même pièce ou salle de conférence (voir la capture ci-dessous). Objectif : simuler une réunion en présentiel en vue de faciliter les interactions non-verbales, avec comme cas d'usage cibles les débats et les brainstormings.
Autres apports de l'IA : la retranscription automatique des réunions audio ou vidéo et le sous-titrage des prises de parole, et ce en différentes langues, y compris en français. Via l'application mobile de Teams, l'assistant vocal Cortana permet par ailleurs de lancer un appel, rejoindre un meeting, envoyer un message par chat ou encore partager un fichier. Dans le sillage de cette nouveauté, Microsoft collabore, en lien avec des partenaires constructeurs, à la conception de nouveaux écrans tactiles vocaux taillés pour interagir avec Teams. Le Lenovo ThinkSmart est le premier de ses form factors intégrant l'environnement de communication.
Enfin, Microsoft utilise l'IA pour optimiser la qualité des visioconférences. Le machine learning lui permet d'améliorer la transmission vidéo, qui peut se dégrader du fait de ruptures réseau ou d'une bande passante insuffisante. L'apprentissage machine optimise aussi le son des communications. Il amoindrit en outre les bruits de fond et élimine les effets d'écho pouvant survenir quand le micro de l'utilisateur est trop proche des haut-parleurs.
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Comment télécharger Microsoft Teams ?
Vous pouvez télécharger l'application Microsoft Teams sur un ordinateur de bureau (Windows et Mac) ainsi que sur un terminal mobile (smartphone Android ou iOS) depuis cette page. Les mises à jour de la plateforme sont effectuées automatiquement.
Comment installer Microsoft Teams gratuitement ?
Microsoft Teams passe par l'installation de l'application desktop éponyme qui est téléchargeable gratuitement et disponible pour Windows. De même, des applications mobiles sont disponibles pour iOS ou Android.
Microsoft Teams peut aussi être déployé à partir de Skype Entreprise dans les sociétés qui utilisaient ce service de visioconférence jusqu'ici. Pour une utilisation optimale de Teams, il est recommandé de déployer au préalable la messagerie Exchange Online et l'outil de gestion de contenus d'entreprise SharePoint Online.
Comment se connecter à Teams ?
Pour se connecter à Microsoft Teams dans Windows, il convient de suivre la procédure suivante :
- Cliquer sur la loupe dans la barre de tâches de Windows,
- Dans le moteur de recherche de Windows, saisissez "Teams",
- Cliquer sur l'icône de Microsoft Teams,
- Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Microsoft 365 pour vous connecter à l'application.
Sur mobile, il suffit de cliquer sur l'icône de l'application pour ouvrir Teams.
Comment faire une visioconférence avec Teams ?
La création d'une visioconférence dans Microsoft Teams s'effectue en quelques clics :
- Dans l'onglet Conversation, cliquer sur "Nouvelle réunion",
- Saisir un nom de meeting,
- Cliquer sur "Obtenir un lien à partager"
- Copier-coller le lien obtenu dans le message d'invitation à destination des participants,
- Pour lancer la réunion le moment venu, cliquez sur "Démarrer la réunion",
- Pour finir, cliquer sur "Rejoindre maintenant" après avoir régler les paramètres audio et vidéo.
Comment utiliser la messagerie de Teams ?
Tout d’abord, il est recommandé de télécharger le logiciel sur un PC portable, un PC mobile, un smartphone ou une tablette tactile. Une fois le logiciel installé sur la machine, il suffit de lancer Microsoft Teams puis de se connecter avec un nom d’utilisateur Microsoft 365. En cliquant sur l’onglet "Rejoindre ou créer une équipe", il est possible soit de constituer une nouvelle équipe de travail, soit d’être intégré à une équipe existante dans l’entreprise.
En tant que membre d'une équipe, il est ensuite possible de créer ou de rejoindre des "canaux". Ils permettent de classer les messages échangés par thématiques autour d'un projet ou d'une branche de l'entreprise. Ils regrouperont ainsi toutes les conversations afférentes à ce projet ou à cette division. Ces canaux peuvent si besoin être partagés avec des organisations tierces, que ce soit avec des clients, des fournisseurs ou des partenaires.
Un utilisateur peut créer jusqu’à 250 équipes à partir de son compte, et chaque équipe peut contenir jusqu’à 5 000 membres. Au sein d’une même équipe, 200 canaux peuvent être créés pour distinguer les projets et organiser les conversations. Evidemment, ces possibilités ne sont pas accessibles dans la version d'entrée de gamme, gratuite, dont le nombre d'utilisateurs sera limité (voir le détail ci-dessous).
Est-ce que Microsoft Teams est gratuit ?
Microsoft propose une version gratuite de Microsoft Teams. Elle limite la durée des meetings à 60 minutes et le nombre de participants par meeting à 100. Pour 3,40 euros HT par utilisateur et par mois , Teams Essentials permet de déverrouiller ces limitations, et d'étendre la durée maximale des réunions à 30 heures et le nombre d'invités à 300 par réunion. Cette édition inclut par ailleurs 10 Go de stockage en ligne par utilisateur, ainsi qu'un service de support téléphonique 24/7.
L'application est aussi commercialisée avec Microsoft 365. Le forfait d'entrée de gamme de la suite incluant Teams (Microsoft 365 Business Basic) s'élève à environ 5,10 euros par utilisateur et par mois. Ce forfait comprend, en plus de Teams, la messagerie Exchange, une capacité d'1 To de stockage par utilisateur (sur OneDrive). De son côté, la version standard de Slack qui, rappelons le, offre lui-aussi une édition gratuite, s'élève à 6,25 euros par utilisateur et par mois.
Quelles sont les fonctions de sécurité de Microsoft Teams ?
Microsoft Teams combine l'authentification multi-facteurs, le chiffrement des données en transit et au repos, ou encore le recours au Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP). Côté visioconférence, Teams propose en option de chiffrer les communications vidéo et audio de bout en bout. Pour activer cette fonctionnalité, il convient de se rendre dans le menu Autres options > Paramètres > Confidentialité > Sélectionnez les appels chiffrés de bout en bout.
Microsoft Teams est-il disponible pour la maison ?
Microsoft propose une déclinaison de Teams ciblant le grand public. Baptisée Microsoft Teams for Home (ou Teams pour la Maison), elle est taillée pour échanger et collaborer en famille ou avec des amis. Microsoft évoque de nombreux cas d'usage : partager des listes de course, organiser des calendriers familiaux, stocker des informations importantes (telles les mots de passe wifi et les informations de compte), être alerté quand des proches arrivent à la maison, planifier des voyages, organiser une réunion de quartier ou de club...
Microsoft Teams pour la Maison recouvre les conversations de groupe, les appels audio ou vidéo, le partage et l'attribution de listes de tâches, la coordination de rencontres ou encore le partage de photos et de vidéos.
Microsoft Teams Online
Une version en ligne de Microsoft Teams est disponible, mais celle-ci ne prend en charge qu’une partie des fonctionnalités seulement, et elle n’est pas nécessairement compatible avec tous les navigateurs. Microsoft force désormais l’installation du logiciel sur le terminal fixe ou mobile pour les nouveaux comptes comme pour les comptes existants. Pour ceux et celles utilisant Microsoft Teams Online, l’installation du logiciel est donc obligatoire.
Les applications Microsoft Teams (client web, Android, iOS)
Le client web de Microsoft Teams est disponible à cette adresse. Pour une connexion depuis un smartphone ou une tablette, vous pouvez utiliser l'application Microsoft Teams Android ou bien l'application Microsoft Teams iOS.
Les fonctionnalités à venir
Le 1er juin 2023, Microsoft a dévoilé plusieurs nouveautés. La fonction Communautés est désormais intégrée à la version gratuite de Microsoft Team sur Windows 11. Ce service a été lancé en décembre 2022 mais jusqu'à présent, il était fonctionnel uniquement sur mobile (via IOS et Android). La fonction Communautés permet à des groupes (familles et entreprises notamment) de s'organiser par le biais de réunions, de calendriers et de chats.
Microsoft répond ainsi aux innovations de Facebook, Whatsapp, Discord, Reddit ou autres entités proposant ce type de service. "Sur Windows 11, les propriétaires de communauté peuvent créer des communautés à partir de zéro, partager et inviter des membres, créer et héberger des événements, modérer du contenu avec des fonctionnalités de confiance et de sécurité essentielles et être informé de toutes les activités importantes", détaille la firme de Redmond dans un communiqué.
Autre nouveauté annoncée par Microsoft : Teams prend désormais en charge Microsoft Designer sur Windows 11. Ce logiciel permet de créer des conceptions artistiques générées par l'intelligence artificielle.
Par ailleurs, les sondages ont également été incorporés dans Teams. Une fonction utile pour aider à la prise de décision en consultant les membres d'une communauté. Enfin, GroupMe, le service de messagerie acquis par Microsoft lors du rachat de Skype en 2011, est désormais compatible avec les appels Teams.