Facebook Workplace : c'est quoi, et quel est son prix ?

[FACEBOOK WORKPLACE] Déclinaison de Facebook pour les pros, Facebook Workplace est une digital workplace conçue pour embarquer l'ensemble des salariés d'une société, y compris le personnel de terrain.

Workplace : qu'est-ce que c'est ?

Disponible dans plus de 100 langues, la déclinaison de Facebook pour le monde du travail est disponible depuis octobre 2016. Initialement appelée Facebook at Work, elle a été rebaptisée Workplace by Facebook, puis Workplace from Facebook. Workplace a passé le cap des 20 millions d'utilisateurs actifs mensuels. De 3 millions en octobre 2019, le nombre d'utilisateurs payants de la plateforme se hisse, lui, à 7 millions en mai 2020 (+40% en un an).

Workplace se conçoit comme un espace sécurisé dédié aux entreprises et à leurs employés, afin de faciliter la communication et la collaboration au sein de l’organisation. On y retrouve l’ensemble des fonctionnalités habituelles de Facebook (profils, groupes, fil d’actu, messagerie instantanée, événements), mais focalisées cette fois sous un angle professionnel. Des bots sont également proposés pour fluidifier et automatiser les tâches et les processus de travail.

Workplace by Facebook est-il gratuit ?

Facebook a décidé de supprimer la version gratuite (Essential) de Workplace fin 2020, soit environ un an et demi après sa sortie. Cette offre incluait les fonctions de communication (chat, appels audio et vidéo) et les fonctions de productivité (stockage de fichiers, création de groupes et de projets, collaboration externe) de la plateforme. Les utilisateurs n'ont désormais d'autre choix que de se tourner vers les versions payantes Advanced et Entreprise, respectivement tarifées 4 et 8 dollars par utilisateur et par mois. Elles proposent en plus des fonctionnalités dites d'entreprise : la gestion de communautés, l'intégration de solutions cloud tierces (notamment via une API), l'assistance aux administrateurs, et surtout l'authentification unique. Un service que Facebook estime devoir systématiser suite à l'entrée en vigueur du règlement européen ePrivacy 2020 sur la protection des données. D'où sa décision de mettre un terme à l'offre Essential qui ne dispose pas de ce système. Autre argument du groupe : ce recentrage sur un modèle 100% payant doit lui permettre d'accélérer ses développements 

Workplace from Facebook propose-t-il de la visio ?

En réponse à Zoom dont l'utilisation a explosé pendant la phase de confinement,  Facebook a lancé son propre service de visioconférence grand public. Baptisé Messenger Rooms, il permet de créer des "pièces" virtuelles pouvant accueillir jusqu'à 50 personnes. Objectif : proposer un environnement de socialisation simple pour les apéros, les anniversaires, les clubs.. Le groupe de Mark Zuckerberg a décliné cette fonctionnalité pour la version de Facebook taillée pour l'entreprise. "Workplace Rooms est un moyen simple de faire des appels vidéo planifiés et spontanés depuis son ordinateur, son smartphone [...]. Tout le monde peut y participer, même s'il n'a pas de compte Workplace ou si l'application n'est pas installée", précise-t-on chez Facebook.

Toujours en matière de vidéos dans Workplace, Live Producer, un environnement de gestion de live, gère le sous-titrage automatique en temps réel, la traduction et l'édition automatiques des sous-titres, et donne la possibilité d'ajouter une question et une réponse à une vidéo live. Enfin, Workplace Rooms et Workplace Live sont accessibles par le biais des écrans Portal de Facebook.

Comment utiliser Workplace from Facebook ?

Workplace revêt un fonctionnement identique à celui de Facebook, vous ne serez donc pas dépaysé. En premier lieu, le Profil (l'équivalent de la page Facebook) permet aux collaborateurs de se connecter entre eux. Il fournit une vue dynamique du profil du salarié : son activité sur le réseau, les personnes qui le suivent... A l'instar de Facebook, Workplace propose aussi de créer des groupes. Ils pourront être ouverts à tous les employés, ou fermés (avec pour les non-membres la possibilité de consulter seulement leur objet), voire secrets et visibles uniquement de leurs participants. Ils permettent de gérer des projets, traiter l'opérationnel, le support....

Enfin, la plateforme n'est pas seulement un réseau social d'entreprise puisqu'elle comprend également, tout comme Facebook, une messagerie instantanée par texte, voix ou vidéo. Pour les fonctionnalités avancées, de nombreux guides d’utilisation et matériels de formation sont fournis dans le centre de ressources clients.

Comment télécharger Workplace de Facebook ?

Sur PC, Workplace ne se télécharge pas puisqu'il s'agit d'une solution en mode SaaS accessible en ligne. Seule la version mobile nécessite un téléchargement. Elle est disponible pour Android et iOS. Concernant la messagerie collaborative Workplace Chat, elle est téléchargeable depuis cette page.

Quelles sont les alternatives à Workplace ?

Sur le marché du réseau social d'entreprise et de la messagerie d'équipe, Facebook n'est évidemment ni le seul ni le premier venu. D'autres services similaires existent comme Slack, Microsoft Teams, Mattermost sur le créneau du team messaging. Ou encore Jive, Salesforce Chatter, Yammer et Talkspirit sur le front du réseau social d'entreprise.

L'app mobile Workplace from Facebook

Workplace propose une application mobile pour un usage en déplacement ainsi qu’une application mobile spécifique, baptisé Workplace Chat, pour sa messagerie instantanée. Ces applications sont disponibles à la fois pour Android et iOS.

Workplace from Facebook : les intégrations

Facebook autorise les intégrations avec des logiciels tiers pour permettre aux entreprises d’utiliser leurs outils existants, et aux collaborateurs de travailler plus rapidement. De nombreux partenaires proposent déjà leurs solutions sur Workplace : statistiques, bots, outils de partage de fichiers, applications de gestion RH, CRM, outils de productivité, sondages, dispositifs de sécurité, gestion de tâches, etc. Pour les développeurs, des intégrations personnalisées sont également possibles.

Workplace from Facebook versus Slack

Face à Slack, Workplace propose de solides fonctionnalités sociales dont certaines sont même parfois plus avantageuses comme le stockage illimité des fichiers et des appels vidéo acceptant jusqu’à 50 collaborateurs. En revanche, le nombre d’intégrations de services tiers est plus réduit et l’outil de recherche moins performant (une recherche par conversation seulement).